Las reuniones de trabajo constituyen una herramienta administrativa de gran valor, por ello en este artículo tienes unas buenas Razones por las que se deben llevar a cabo reuniones de trabajo.
Son un recurso muy utilizado en las empresas para unificar criterios e integrar objetivos y en donde existe una comunicación directa.
Forman parte de la vida de la empresa sin embargo es preciso tener mucho cuidado; si no se planifican y organizan adecuadamente se convierten muchas veces en un despilfarro por el elevado número de horas de empleados perdidas de forma inútil.
Para realizar reuniones eficientes y constructivas es conveniente tomar en consideración lo siguiente:
- NO deberían durar más de una hora
- Se enfocan en los problemas
- Incluyen a los participantes necesarios y se concentran en buscar planes de acción y soluciones para los problemas
La preparación y la disciplina son vitales y ayudan también a que las reuniones sean prácticas y centradas en las tareas.
Razones por las que se deben llevar a cabo reuniones de trabajo
Debido a los constantes cambios en el medio laboral, es poco común que una sola persona tenga toda la información necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisión asertiva.
Por ello, ejecutar una reunión laboral puede ser una oportunidad para poner en práctica una nueva estrategia; proporcionar la posibilidad de solucionar un gran número de necesidades, tanto de la organización como de los individuos, compartir ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; además contribuyen a que las personas se comprometan con los resultados de las ideas que han contribuido a generar.
No obstante aún con las potenciales bondades de las reuniones, en la práctica diaria se ven demasiados casos de reuniones que significan un despilfarro de tiempo, dinero y de energía sin mayores beneficios.
Consejos para realizar reuniones de trabajo efectivas
Toda reunión debe responder a seis aspectos fundamentales:
- Una reunión define al equipo. Los que asisten deben estar unidos por el mismo objetivo o la misma situación.
- Una reunión es donde el equipo revisa, actualiza y acrecienta conocimientos para lograr una mejor forma de hacer las cosas y aumentar la rapidez y eficiencia de las comunicaciones entre los miembros.
- Una reunión contribuye a la comprensión de los objetivos de la empresa.
- Una reunión crea en el equipo compromiso con las decisiones que se toman y con los objetivos que éstas persiguen.
- La reunión es el momento en que el equipo trabaja como tal y se ve al líder guiando a ese equipo.
- Una reunión es el momento-espacio en que afloran las posiciones y el juego de fuerzas.
3 Principios clave con los que debe contar toda reunión de trabajo
- Mantén e incrementa en todo momento la autoestima del equipo.
- Escucha y responde con empatía.
- Solicita ayuda cuando sea necesario y alienta la participación de todos.
Tipos de reuniones de trabajo
- REUNIÓN INFORMATIVA: Su objetivo es brindar información necesaria a los miembros de un equipo para que puedan cumplir con un objetivo determinado.
- REUNIÓN INSTRUCTIVA: Su finalidad es formar a los miembros del equipo y suministrarles la información que les capacitará para trabajar con mayores conocimientos.
- REUNIÓN CREATIVA: Su propósito es estimular a los miembros a descubrir nuevos métodos o soluciones.
- REUNIÓN DECISORIA: Está orientada a realizar planes y tomar decisiones.
- REUNIÓN DE CONSULTA: El sentido de esta reunión es que quien tiene la responsabilidad por una decisión pide consejo y sugerencia